在国外使用圣多美犯罪记录证明，应选哪种申请表？
圣多美登记与公证总局区分国内使用和国外使用的犯罪记录证明。了解国外专用表格、申请人与证明所涉本人的材料，以及有效期和境外递交的边界。
国外专用类别不等于已完成认证或翻译；材料、代办权限及接收要求另行确认。
已经取得圣多美和普林西比公民身份，日后在国外办理居留或其他事务时，如果接收机关要求圣多美出具犯罪记录证明，应先确认申请的是国外使用类别。登记与公证总局（DGRN）将国内使用的普通类别与国外使用的专用类别分开列示，所用申请表和材料并不完全相同。[1][2]
这里的文件是“犯罪记录证明”，不能预先把结果称作“无犯罪证明”。需要哪一国的记录、证明覆盖什么事项，仍须按接收机关的要求判断；圣多美国籍本身不能代替其他国家的记录。
国外专用表格，区分申请者与证明所涉本人
DGRN官网的表格目录分别提供国内使用表和国外使用表。国外表格标有“CICC / MOD. ESP EXTERNO”，即民事与刑事身份识别中心的国外专用格式。表内先填写提出申请者的资料及证明用途，再填写证明所涉本人的姓名、婚姻状况、出生日期、出生地、住所和父母姓名。[2]
服务清单与这一结构对应：国外类别要求专用申请书、提出申请者的身份证副本，以及证明所涉本人的身份证或出生证明副本。国内类别则列明有效身份证副本及填妥的专用表格。[1]
两栏分开，并不等于任何人都可以无条件代办他人的记录。若由家人或受托人提出申请，应先向受理机关确认授权、身份核验和签名要求。本人申请时，也应按机关指引填写对应栏目，而不是擅自省去其中一栏。
用途、有效期和认证是不同问题
国外表格设有用途栏。准备时可先取得接收机关的文件要求，写清证明将用于哪项事务，并核对姓名、出生日期及相关身份资料是否一致。[2]
DGRN的服务页面列明犯罪记录证明有效期为3个月，但未在该页面标示更新日期。递交前宜确认当时适用的期限，也应向国外接收机关确认其是否另有签发日期要求。不能只凭“3个月”就认定所有国外程序都会接受。[1]
“国外使用”说明文件类别，并不表示认证、附加证明书或翻译已经一并完成。是否需要这些手续，应根据文件使用地及接收机关要求另行确认，不宜在未确认用途前就重复办理认证。
身处海外，先确认受理渠道
DGRN列出的办理地点包括圣多美民事登记及身份识别服务窗口、普林西比地区登记与公证部门，以及指定服务站。其职责页面确认，民事与刑事身份识别中心负责签发犯罪记录证明。[1][3]
外交部另有关于驻葡萄牙使馆启用文件办理系统的公告，将犯罪记录证明列入侨民可申请的文件。身在葡萄牙的圣多美公民可向该使馆确认现行受理办法；这不能直接推定所有驻外机构都有同样服务，也不表示从任何国家都能在线自行完成申请。[4]
对于新取得国籍、长期居住国外的家庭，递交前应说清现有身份证件、本人是否到场及是否委托他人。取得证明后，再对照接收机关要求处理有效期、翻译和认证。
官方资料与政策来源
本文为一般政策信息；具体申请须结合个案情况及主管机关要求处理。